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Comment faire vous-même les formalités juridiques consécutives à la clôture de votre exercice de 2009

Rapport annuel de gestion et rapport sur les conventions réglementées

La rédaction d’un rapport de gestion, dans lequel vous devez exposer la situation comptable et économique de votre société, est obligatoire pour tous les Gérants de Sarl, ainsi que pour les Gérants d’Eurl qui ne sont pas l’associé unique de leur société. Il doit en outre être communiqué aux associés au moins 15 jours avant la date de l’assemblée annuelle (ou dans les 5 mois de la clôture de l’exercice dans les Eurl dont le Gérant n’est pas l’associé unique), et il devra également être déposé au Greffe du Tribunal de commerce.
 
Quant au rapport sur les conventions réglementées, il est également obligatoire dès lors que le Gérant, l’un des associés (ou l’associé unique), a bénéficié d’avantages en nature (logement ou voiture de fonction notamment), d’une augmentation de salaire, ou encore lorsqu’il a passé des conventions avantageuses avec sa société. Dès lors qu’il existe une seule de ces opérations, le gérant est tenu d’établir un rapport spécial les concernant et de les faire approuver par les associés lors de l’assemblée annuelle (ou par l’associé unique).
 
 
 
Convoquer l’assemblée annuelle

La convocation d’une assemblée annuelle des associés, destinée à leur permettre de statuer sur les comptes de l’exercice et éventuellement de décider de la distribution de dividendes, constitue l’une des toutes premières responsabilités du Gérant. Toute négligence à cet égard expose d’ailleurs à des sanctions importantes : jusqu’à 9.000 € d’amende !
 
En outre, cette assemblée doit être convoquée par lettres recommandées, et au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l’exercice (sauf prorogation de ce délai accordé par le Président du Tribunal de commerce). A défaut, l’amende ci-dessus est également applicable.
 
 
  
Déposer les comptes au Greffe
Autre formalité obligatoire à accomplir par toutes les Sarl après la clôture de l’exercice, le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce doit être effectué par le Gérant de la société au plus tard dans le mois qui suit la date de réunion de l’assemblée annuelle (c’est-à-dire pour le 31 juillet prochain au plus tard).
 
Devront être déposés en double exemplaire : le bilan, le compte de résultat et l’annexe comptable de votre société, votre rapport de gestion, la proposition d’affectation du résultat qui avait été faite aux associés lors de l’assemblée, ainsi que l’affectation qui a été votée par ces derniers (ou par l’associé unique dans les Eurl dont la gérance est confiée à un tiers)... Bref, tous les documents qui viennent d’être décrits ci-dessus.
 
Attention : le non respect de cette autre formalité expose le Gérant à une amende personnelle de 1.500 €, ou de 3.000 € en cas de récidive (Art. R.247-3 du Code de commerce).
 
 
 
Formalités supplémentaires en cas de déficit
Dans le cas où, du fait de pertes constatées au terme de l'exercice, les capitaux propres de votre société (Sarl ou Eurl) seraient devenus inférieurs à la moitié de son capital social (même si celui-ci est égal à 1 euro), vous êtes également tenu(e), en tant que Gérant(e), au respect des formalités supplémentaires suivantes :
 
 1° - Vous devez, en premier lieu, convoquer une assemblée générale particulière des associés afin de leur permettre de délibérer sur la nécessité ou non de dissoudre la société du fait des pertes constatées.
Cette assemblée doit être réunie au plus tard dans les quatre mois qui suivent l'approbation des comptes ayant fait apparaître l'insuffisance de capitaux propres. Elle peut aussi être réunie le même jour que l'assemblée pour l'approbation des comptes, mais à condition qu'elle reste distincte de cette dernière.
 
 2° - Ensuite, vous devez, d'une part, déposer au greffe le procès-verbal de cette assemblée, et d'autre part, publier une annonce légale informant le public de la décision prise par les associés ou par l’associé unique.
Attention : le non-respect par le Gérant des formalités qui précèdent (assemblée et annonce légale) l’expose à une peine d’emprisonnement de 6 mois et à une amende personnelle de 4.500 euros (Art. L.241-6 du Code de commerce).
En outre, tout intéressé peut demander en justice la dissolution de la société (le juge peut néanmoins accorder un délai maximal de 6 mois pour régulariser la situation).
 
Enfin, si les associés ou l’associé unique estiment que, malgré les pertes, la situation financière de la société ne justifie pas sa dissolution, la société dispose alors de trois exercices, y compris celui en cours, pour reconstituer ses capitaux propres, soit en procédant à une augmentation de capital, soit en réalisant des bénéfices suffisants. Si, au terme de cette période, c'est-à-dire à la clôture du deuxième exercice qui suit celui au cours duquel la
constatation des pertes est intervenue, la situation n'est pas rétablie, la loi prévoit qu'il devra être procédé à une réduction du capital d'un montant au moins égal à celui des pertes qui n'ont pu être imputées sur les réserves.
 
 
 
Modèles et marche à suivre
Nous vous rappelons que la marche à suivre pour toutes les formalités ci-dessus, ainsi que tous les modèles nécessaires, tant pour les Sarl que les Eurl (formule-cadre de rapport de gestion, rapport sur les conventions réglementées, procès-verbaux d'assemblées, annonce légale en cas de déficit, etc.), figurent dans notre dossier-kit « L’Assemblée annuelle dans les Sarl et Eurl », disponible ici.
 

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par Patrick Beaujard le 10/03/2010 à 09:49:29 Bookmark et Partager

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